Transition Numérique : la faire accepter

La transformation digitale (ou numérique) est la transformation des produits et des services en utilisant les innovations technologiques dans le but d’optimiser la performance d’une organisation pour répondre aux nouvelles demandes et même les développer. D’un point de vue plus technique, c’est une numérisation de toutes les informations produites par l’entreprise et de tous ceux qui interagissent avec elle (clients, fournisseurs, partenaires), ainsi que les informations archivées de l’entreprise. Cela suppose un scan de toutes ces données dans un système d’information pour pouvoir rendre l’information plus facilement accessible.

Concrètement, sur quoi porte la transformation numérique ?

Quand on parle de transformation/transition numérique, il ne s’agit pas uniquement d’Internet, des réseaux sociaux et du e-commerce, mais aussi du Cloud, des prestations SaaS, des systèmes d’information, des objets connectés et d’autres technologies encore ! La transformation numérique présente deux aspects : un qui agit directement auprès des clients et un qui a pour objectif d’adapter les processus et parfois la structure de l’entreprise à l’organisation interne pour qu’elle puisse répondre aux attentes du marché.

Son champ d’application concerne toute l’entreprise : services de production, services de communication, de marketing, gestion financière, RH… Tous les métiers de l’entreprise sont touchés d’une manière ou d’une autre, avec des impacts organisationnels et managériaux.

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Pourquoi est-elle si mal accueillie ?

Dans un article de l’Usine Digitale publié en mars 2016, un sondage réalisé en commun par le Centre des Études Supérieures Industrielles (Cesi), Ipsos et Le Figaro auprès des chefs d’entreprise et de leurs salariés montrent que peu d’entre eux jugent la transition numérique capitale pour leur entreprise. Le sondage indique que 29% des chefs d’entreprises et 52% des collaborateurs jugent la transition numérique stratégique voire essentielle. Ils sont respectivement 31% et 42% à estimer « que c’est plutôt une opportunité ». 23% des salariés pensent qu’elle entraînera une diminution des effectifs contre seulement 16 % des patrons. Pour finir, presque la moitié des dirigeants assimilent même le numérique à un simple phénomène de mode.

Selon Xavier Filiol de Raimond, associé fondateur de BeBetter & Co, ces réticences viendraient du fait qu’on partirait des solutions à apporter alors qu’il serait plus logique de partir des vrais besoins des employés, qui se retrouvent avec des outils dont ils n’ont pas la réelle utilité : « Dans une entreprise où je suis intervenu, la direction avait décidé de distribuer des tablettes à tout le monde, au motif, que le numérique est une réalité qu’on ne peut pas ignorer. Mais, il n’y avait pas d’accès à Internet, juste à l’Intranet ! Pour les salariés, la tablette est devenue un outil encombrant plus qu’autre chose ». Autre exemple, la mise en place d’un réseau d’entreprise : « J’ai en tête l’exemple d’un grand groupe qui voulait mettre en place un réseau social d’entreprise. A priori, c’est le top du digital au service des salariés. Or, il y a eu une véritable levée de boucliers des salariés, qui ont considéré qu’ils avaient déjà le mail, le téléphone, l’intranet. Ils craignaient de devoir utiliser un outil supplémentaire sans trop voir à quoi cela pourrait leur servir. Clairement, cette idée n’avait pas été collectivement concertée et devenait contreproductive aux yeux des utilisateurs finaux ».

Ces exemples illustrent bien la nécessité de faire une étude des besoins en amont avant de mettre place des outils numériques. Les employés des différents services d’une entreprise n’ont en effet pas les mêmes besoins matériaux, informationnels et en matière de communication et c’est pour ces raisons que les solutions mises en place par l’entreprise, dans l’idée de la transformation numérique, sont incomprises par les employés, qui les jugent soit inappropriées voire inutiles, soit qu’ils ne savent pas comment les utiliser car ils n’ont pas eu de formation.

Définir les besoins au préalable

Avant d’envisager une transformation, il est donc important d’établir dans un premier temps un bilan global de la situation numérique de l’entreprise pour cibler les besoins matériels et immatériels. Selon la taille de l’entreprise, il peut également être judicieux, après le bilan global, d’en établir un par service (RH, communication, informatique…), pour cibler complètement et précisément les besoins des salariés.

Selon les solutions envisagées, il peut s’avérer pertinent de définir un plan de formation pour les salariés, pour qu’ils puissent s’approprier le nouveau matériel et comprendre comment il s’intègre dans leurs missions. Si les employés arrivent à faire un lien entre la transformation numérique et l’amélioration de leurs conditions de travail, voire de la qualité de leur travail, ils accepteront mieux ces changements, qui répondent de ce fait à un véritable besoin.

Enfin, si vous souhaitez mettre en place des solutions « as a service » ou transférer vos données sur le Cloud, il est conseillé de faire appel à un tiers de confiance qui pourra vous aider dans vos choix et vous garantir une continuité de service en cas de défaillance.